En bref
Une liste de colisage pour une entrée en entrepôt en Chine doit identifier la livraison fournisseur, les cartons, les SKU d’entrepôt et les quantités attendues. Utilisez les mêmes références sur l’avis de réception et sur les cartons physiques. L’objectif est de rapprocher les marchandises arrivées, de signaler les écarts et de libérer uniquement les stocks acceptés selon le processus convenu.
Attribuer une référence à chaque livraison
Attribuez une référence d’entrée ou de bon de commande avant l’expédition des marchandises par le fournisseur. Indiquez le nom du fournisseur, le lieu de réception prévu et le contact du compte responsable des exceptions. Confirmez le lieu de réception actuel avec fulfillmentyx avant de transmettre au fournisseur ses instructions d’expédition.
Si un bon de commande arrive en plusieurs livraisons, différenciez les livraisons tout en conservant la référence de commande d’origine. L’entrepôt pourra ainsi signaler une réception partielle sans clôturer par erreur la totalité de la quantité attendue.
Une confirmation de livraison du transporteur et un enregistrement de réception de l’entrepôt répondent à des questions différentes. Le transporteur peut établir que les cartons sont arrivés, tandis que l’enregistrement de l’entrepôt établit les quantités et les identités acceptées après les opérations de réception convenues.
Décrire une relation identifiable entre carton et SKU
Utilisez un identifiant de carton stable et indiquez les quantités de SKU qu’il contient. Les cartons mixtes peuvent comporter plusieurs lignes avec le même identifiant de carton. N’additionnez pas les poids répétés des cartons comme si chaque ligne de SKU représentait une boîte physique supplémentaire.
| Champ | Objectif |
|---|---|
| Référence d’entrée | Relie la livraison au compte et au bon de commande |
| Référence fournisseur | Identifie l’usine ou la partie expéditrice |
| Identifiant du carton | Relie chaque ligne à un carton physique |
| SKU d’entrepôt | Identifie le produit et la variante |
| Unités attendues | Fournit la quantité à rapprocher |
| Dimensions et poids brut du carton | Facilite la manutention et la planification en aval |
Ajoutez des descriptions de produits qui aident à identifier un écart. Conservez le SKU comme référence, car les descriptions seules peuvent varier entre le fournisseur et le magasin.
Utiliser le fichier exemple comme point de départ
Télécharger le modèle CSV de liste de colisage pour entrée.
L’exemple contient des références de SKU fictives et montre un carton mixte réparti sur deux lignes. Remplacez son contenu par les informations réelles de l’expédition. Confirmez les champs propres au compte avec l’équipe de réception avant de demander au fournisseur de l’utiliser.
À titre d’exemple de planification, deux lignes de SKU partagent le carton C001 et une ligne identifie C002. Il s’agit de deux cartons, et non de trois. Les quantités de SKU doivent être totalisées par SKU, tandis que le nombre de cartons physiques et les poids d’expédition doivent utiliser des identifiants de carton distincts.
Convenir des contrôles à effectuer par l’équipe de réception
Définissez l’étendue du comptage et de l’identification avant l’arrivée. Le comptage des cartons, le comptage des unités et l’inspection fonctionnelle d’un produit sont des opérations différentes. Indiquez les contrôles inclus et les éléments de preuve fournis en cas de manque, d’emballage extérieur endommagé ou de SKU inconnu.
Décidez de l’impact des exceptions sur la disponibilité. Les marchandises mises en attente pour vérification de l’identité ou de l’état doivent rester séparées des stocks disponibles pour les commandes clients. Le marchand a besoin d’un enregistrement clair de la livraison, du SKU et de la quantité concernés pour donner ses instructions.
Si le fournisseur corrige sa liste de colisage après l’expédition, conservez le lien entre la révision et la référence de réception. Remplacer le fichier d’origine sans conserver de trace peut faire passer un véritable manque pour une simple modification documentaire.
Rapprocher la réception avant de clôturer l’entrée
Comparez les unités attendues, acceptées, mises en attente et encore manquantes. Conservez, lorsqu’elle peut être établie, la raison de chaque différence. Une quantité manquante peut encore se trouver dans une autre livraison, tandis qu’une unité refusée peut nécessiter une action du fournisseur ; ces états ne doivent pas être regroupés.
fulfillmentyx utilise la liste des SKU, les informations de carton et les détails de livraison prévus pour organiser la réception et la gestion des stocks. Un fichier d’entrée propre facilite également la préparation ultérieure, les inventaires et la coordination avec les fournisseurs. Examinez ensemble la première réception, puis ajustez le fichier si l’opération nécessite une référence plus claire.
Questions fréquemment posées
La facture commerciale du fournisseur suffit-elle pour la réception en entrepôt ?
Elle peut fournir des informations utiles sur les produits et la transaction, mais vérifiez qu’elle identifie les cartons et les quantités de SKU nécessaires à la réception. Gardez les documents d’expédition cohérents sans supposer qu’ils servent tous le même objectif. L’entrepôt peut préciser le fichier opérationnel nécessaire pour le comptage convenu.
Dois-je inclure les adresses de livraison des clients dans un fichier d’entrée ?
En général, le fichier de réception concerne les stocks arrivant à l’entrepôt, tandis que les commandes clients relèvent du flux de commandes. Conservez ces données séparées, sauf si une organisation spécifique de cross-docking a été convenue. Partagez uniquement les informations nécessaires au travail et utilisez le processus de compte approuvé.
Que dois-je faire lorsque la quantité reçue est inférieure à la quantité attendue ?
Demandez le détail de l’écart de réception par référence fournisseur, carton et SKU. Vérifiez si une autre livraison reste attendue avant d’en déterminer la cause. Assurez la traçabilité des stocks concernés et du suivi fournisseur, puis autorisez toute correction d’inventaire ou résolution commerciale à partir des éléments disponibles.
