Visão geral
Uma lista de embalagem para entrada em um armazém na China deve identificar a entrega do fornecedor, as caixas, os SKUs do armazém e as quantidades esperadas. Use as mesmas referências no aviso de recebimento e nas caixas físicas. O objetivo é conciliar o que chega, informar as diferenças e liberar apenas o estoque aceito de acordo com o processo acordado.
Dê uma referência a cada entrega
Atribua uma referência de entrada ou de ordem de compra antes que o fornecedor envie os produtos. Inclua o nome do fornecedor, o local de recebimento esperado e o contato da conta responsável pelas exceções. Confirme o local atual de recebimento com a fulfillmentyx antes de fornecer ao fornecedor as instruções de envio.
Se uma ordem de compra chegar em várias entregas, diferencie as entregas preservando a referência original do pedido. Isso permite que o armazém informe um recebimento parcial sem encerrar acidentalmente a quantidade total esperada.
A confirmação de entrega do transportador e o registro de recebimento do armazém respondem a perguntas diferentes. O transportador pode comprovar que as caixas chegaram, enquanto o registro do armazém comprova as quantidades e identidades aceitas após o trabalho de recebimento acordado.
Registre uma relação identificável entre cada caixa e SKU
Use um identificador estável para a caixa e liste as quantidades de SKU dentro dela. Caixas mistas podem ter várias linhas com o mesmo identificador de caixa. Não some os pesos repetidos das caixas como se cada linha de SKU representasse uma caixa física adicional.
| Campo | Finalidade |
|---|---|
| Referência de entrada | Vincula a entrega à conta e à ordem de compra |
| Referência do fornecedor | Identifica a fábrica ou a parte que envia os produtos |
| Identificador da caixa | Vincula cada linha a uma caixa física |
| SKU do armazém | Identifica o produto e a variante |
| Unidades esperadas | Fornece a quantidade a conciliar |
| Dimensões da caixa e peso bruto | Apoia o manuseio e o planejamento subsequente |
Adicione descrições de produtos que ajudem a identificar uma divergência. Mantenha o SKU como referência, pois as descrições sozinhas podem variar entre o fornecedor e a loja.
Use o arquivo de exemplo como ponto de partida
Baixe o modelo CSV da lista de embalagem de entrada.
O exemplo contém referências fictícias de SKU e mostra uma caixa mista distribuída em duas linhas. Substitua o conteúdo pelas informações reais do envio. Confirme com a equipe de recebimento quaisquer campos específicos da conta antes de pedir ao fornecedor que o utilize.
Como exemplo de planejamento, duas linhas de SKU compartilham a caixa C001 e uma linha identifica a caixa C002. São duas caixas, não três. As quantidades de SKU devem ser totalizadas por SKU, enquanto as contagens de caixas físicas e os pesos do envio devem usar identificadores de caixa distintos.
Defina o que a equipe de recebimento verificará
Defina o escopo de contagem e identificação antes da chegada. A contagem de caixas, a contagem de unidades e a inspeção funcional do produto são operações diferentes. Informe quais verificações estão incluídas e quais evidências serão fornecidas em caso de falta, embalagem externa danificada ou SKU desconhecido.
Decida como as exceções afetam a disponibilidade. Os produtos retidos para verificação de identidade ou condição devem permanecer separados do estoque disponível para pedidos de clientes. O comerciante precisa de um registro claro da entrega, do SKU e da quantidade afetados para fornecer instruções.
Se o fornecedor corrigir a lista de embalagem após o envio, mantenha a revisão vinculada à referência de recebimento. Substituir o arquivo original sem um registro pode fazer uma falta real parecer uma simples alteração documental.
Concilie o recebimento antes de encerrar a entrada
Compare as unidades esperadas, aceitas, retidas e pendentes. Mantenha o motivo de cada diferença quando for possível estabelecê-lo. Uma quantidade pendente ainda pode estar em outra entrega, enquanto uma unidade rejeitada pode exigir ação do fornecedor; esses status não devem ser combinados.
A fulfillmentyx usa a lista de SKUs, as informações das caixas e os detalhes esperados da entrega para organizar o recebimento e o trabalho de inventário. Um arquivo de entrada organizado também ajuda na preparação posterior, nas contagens de estoque e na coordenação com o fornecedor. Analise o primeiro recebimento em conjunto e ajuste o arquivo se a operação precisar de uma referência mais clara.
Perguntas frequentes
A fatura comercial do fornecedor é suficiente para o recebimento no armazém?
Ela pode fornecer informações úteis sobre produtos e transações, mas verifique se identifica as caixas e as quantidades de SKU necessárias para o recebimento. Mantenha os documentos do envio consistentes sem presumir que todos tenham a mesma finalidade. O armazém pode especificar o arquivo operacional necessário para a contagem acordada.
Devo incluir os endereços de entrega dos clientes em um arquivo de entrada?
Normalmente, o arquivo de recebimento diz respeito ao estoque que chega ao armazém, enquanto os pedidos dos clientes pertencem ao fluxo de pedidos. Mantenha esses registros separados, salvo se tiver sido acordado um procedimento específico de cross-docking. Compartilhe apenas as informações necessárias para o trabalho e use o processo de conta aprovado.
O que devo fazer quando a quantidade recebida for menor que a esperada?
Solicite a diferença de recebimento por referência do fornecedor, caixa e SKU. Verifique se outra entrega continua pendente antes de decidir a causa. Mantenha rastreáveis o estoque afetado e o acompanhamento com o fornecedor, e autorize qualquer correção de inventário ou resolução comercial com base nas evidências disponíveis.
